Além Ditado Digital

Escritórios de advocacia hoje estão sob a pressão da concorrência para minimizar o tempo que leva para girar em torno da informação. Além disso, eles estão sob pressão para aumentar os lucros. Há tantos desafios comuns a indústria legal de hoje. Sua equipe está cada vez mais em movimento e você precisa para minimizar a perda de produtividade. Você precisa de uma nova tecnologia que integra com a tecnologia existente. Você precisa priorizar o trabalho e reduzir o tempo de retorno do documento. Você tem alguns membros da equipe que estão mais ocupados do que outros. Seus membros da equipe de apoio precisa para trabalhar a partir de casa, e os processos de seu sistema precisa suportar isso. Você tem prazos apertados e você precisa trabalhar concluída da forma mais eficiente possível.

Você sabia que todos esses desafios podem ser superados com modificações em seu processo de dicção?

Você provavelmente está familiarizado com o termo "ditado digital." Ele tem sido um tema quente na indústria legal recentemente. Mas você está ciente das diferenças entre um sistema de ditado digital e um Digital Ditado Sistema de Gestão de fluxo de trabalho?

Ditado digital é um método de gravação e edição a palavra falada em tempo real dentro de um formato de áudio digital. Ditado digital oferece diversas vantagens sobre o ditado tradicional cassete baseado. Tais benefícios incluem fácil edição ou inserção de voz em arquivos, a capacidade de enviar e-mail os arquivos de qualidade em qualquer lugar e melhor som. Este tipo de solução não oferece benefícios imediatos para os usuários sobre os sistemas analógicos que substituem, mas muitas vezes muitos problemas permanecem.

Um sistema de ditado digital básica simplesmente permite aos autores gravar arquivos digitais e fazê-los encaminhado diretamente para um secretário para a transcrição. Sistemas simplificados de ditado digital muitas vezes não têm ferramentas de gestão importantes do sistema para permitir aos gestores e usuários para identificar claramente os cadernos de trabalho a serem preenchidos, informações sobre quem faz o quê, informações sobre a eficiência do pessoal de apoio, a promoção de projectos prioritários, ou a capacidade de redirecionar o trabalho como necessário. Como resultado, as empresas que utilizam esses sistemas muitas vezes não percebem todos os benefícios que um sistema mais sofisticado poderia oferecer.

Um ditado digital sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho reforça os benefícios da coleta digital de voz enquanto abraça a gestão do fluxo de informações após a captura. Ditado Digital Sistemas de Gestão de fluxo de trabalho são projetados com uma poderosa gama de funcionalidades para facilitar suas cargas de trabalho. Os sistemas são facilmente administrados e permitir a coordenação, controlo e comunicação de actividades automaticamente.

O centro do sistema é a gestão inteligente de ficheiros de ditado por um servidor ou rede de servidores. Os arquivos de áudio são ainda desempenhados por um datilógrafo, mas os arquivos de voz são enviadas eletronicamente através de LANs, WANs, por telefonia ou Internet para inteligentes servidores de fluxo de trabalho que identifiquem detalhes de um usuário e enviar automaticamente ditado dele para o secretário mais apropriado, secretariado grupos de trabalho ou terceirizados prestadores de transcrição para a conclusão. Software de fluxo de trabalho digital ditado é frequentemente integrada do Active Directory e pode ser usado em conjunto com sistemas de terceiros, tais como sistemas de gestão da prática de Documentos, ou caso.

Talvez uma das características mais importantes é a flexibilidade na configuração destes sistemas e a facilidade de uso do software. Os autores podem usar uma série de dispositivos de gravação para capturar sua ditado incluindo o seu pc, microfones de fala e gravadores portáteis fabricados por empresas populares como Philips, Olympus e Sistemas de Negócios Grundig. Os usuários podem mesmo ditar usar o telefone, VoIP ou seu PDA para a máxima flexibilidade, enquanto secretários pode ser localizado em qualquer lugar se espalhou em vários sites ou em casa - sozinho ou como parte de um pool de digitação.

Entrega imediata e automática do ditado melhora o tempo de resposta relatório e maximiza a produtividade. Alguns sistemas podem, literalmente, eliminar ou reduzir a digitação, assim, a transcrição e outros custos administrativos são significativamente reduzidas. "O resultado é muitas vezes um aumento imediato de toda a empresa a partilha do trabalho e da produtividade que resulta em economias significativas de custos para a empresa. Joan Hodge, Gerente de RH para Bedell Cristin, uma das empresas líderes Jersey lei tinha a dizer quando perguntado como sistema de sua impactado a produtividade em sua empresa: "Do ponto de vista da equipe, (nossa solução) permitiu secretários para assumir mais responsabilidade pela gestão e partilha da carga de trabalho em todo o negócio e isso gerou um espírito de equipe nova."

A taxa de adopção de utilizador é um aspecto importante de qualquer tecnologia de compra. As empresas que implementam esses sistemas achar que convencer seus usuários a adotar o sistema muitas vezes é rápido e indolor. Referindo-se à solução escolhida por Bowles, arroz, McDavid, Graff e LLP Amor em West Virginia, Brad Harris, Chefe de Gestão de Ditados disse: "Não houve praticamente nenhuma curva de aprendizagem e algumas pessoas disseram que era a mais fácil transição que já tinham experiência em da empresa. "

Estes sistemas também podem ajudar as empresas a fornecer práticas de trabalho flexíveis, ajudando-os a ir mais longe no sentido de ser uma organização que considera a qualidade de vida a ser importante. Sistemas pode suportar múltiplos escritórios, fornecendo uma solução perfeita, sempre que os empregados estão localizados. Com suporte para ditado digital remoto e transcrição digital, os sistemas são flexíveis e adaptar vontade de suas necessidades de pessoal. Peixe Michele é CEO de apenas o tipo, uma empresa de transcrição baseado em Nova York, que implementou um sistema para apoiar o seu ingresso de ditado de que os clientes que servem. A solução permitiu-lhe oferecer seus transcriptionists a opção de trabalhar em casa. "Nossos transcriptionists apreciar a oportunidade de trabalhar a partir de casa. Eles elogiam o quão fácil o sistema é trabalhar com e como ela melhorou seu equilíbrio trabalho / família."

Muitas vezes, há uma preocupação com a gestão de um sistema desse tipo em sites de trabalho múltiplos. Os gestores podem ter certeza de que, independentemente da localização física de funcionários, gestão permanecerá no controle do sistema. Um sistema bem projetado fornece aos administradores uma função de relatório que lhes permite analisar a distribuição de carga de trabalho em toda a sua organização. Com esses relatórios, os gestores são capazes de responder a todas as questões que possam surgir imediatamente, assim, melhorar ainda mais a eficiência do trabalho. Locke Reynolds, uma empresa baseada em Indianapolis comprou sua solução de fluxo de trabalho, principalmente para substituir o equipamento da empresa ditado envelhecimento. Debra Himsel, Diretor de Tecnologia, explica que a empresa conseguiu muito mais do que o previsto resultante das melhorias na gestão da empresa, fluxo de trabalho. "Eles se sentem mais produtivos", diz Debra. "

Não apenas porque eles não estão perseguindo fitas, mas porque agora eles podem trabalhos de arquivo, atribuir tarefas a um secretário sem sair de sua mesa e, geralmente, gerir seu fluxo de trabalho melhor. "Debra diz que há também uma sensação de conforto que as fitas não será sobre-escrito ou perdido e que sempre pode voltar para o sistema e verificar o seu ditado. Tendo acesso a postos de trabalho de sua área de trabalho e não ter de lidar com fitas tornou muito popular com os secretários. "Nossos dois processadores de texto já deve ter notado a melhoria a mais ", observa Debra," porque tocam documentos de tantas pessoas e eles têm toda a transbordar. Gestão do seu fluxo de trabalho tem sido muito mais fácil. "

Como você selecionar o sistema que é certo para você? Ao selecionar a melhor solução para a sua organização vai, obviamente, ser sábio para selecionar um sistema que está provado para oferecer um rápido retorno sobre o investimento. Muitas vezes economias de custo são atribuídos diretamente a produtividade aumentou de transcrição e tempo de resposta melhorado documento, ser capaz de compartilhar hardware através de vários escritórios, e diminuiu os custos de correio e, indiretamente, atribuída ao cliente melhorada e os níveis de satisfação dos funcionários.

Recursos e flexibilidade também é importante. Você deve se lembrar sempre de escolher o sistema que pode ser personalizado para trabalhar para você. Procure flexibilidade. Fazer perguntas. O sistema pode ser utilizado em vários locais? Ele suporta os usuários que viajam? O sistema requer o uso de hardware proprietário ou formatos de arquivo de áudio? O sistema pode suportar uma variedade de tipos de dispositivo de entrada (ou seja, PDA, microfone de voz, gravador de mão)? Como facilmente se integrar o sistema em sua infra-estrutura tecnológica existente? É fácil de usar? Como é a solução licenciado? Existem vários provedores de solução no mercado que compartilham o mesmo objetivo: ajudar a sua empresa a melhorar seu fluxo de trabalho e operações. Certifique-se de fazer perguntas para garantir que você escolher aquele que atende às necessidades atuais e futuras de sua organização única....